KI in GAIO – Transparenzhinweise

Kurz gesagt: KI liest, formuliert und spricht in GAIO. Aktionen, die GAIO AI vorschlägt, werden erst nach Bestätigung durch einen Menschen ausgeführt. Beträge in Abrechnungen berechnet GAIO mit fester Rechenlogik, nicht mit KI. Bei KI-Anrufen legt ein fester Eröffnungssatz offen, dass eine KI spricht.

GAIO nutzt dafür KI-Modelle spezialisierter Anbieter, die über deren Schnittstellen eingebunden sind. Ohne KI arbeiten unter anderem die Berechnung von Provisionen, Auszahlungen und Umsatzsteuer, das Lesen anderer Belege wie Lieferantenrechnungen, der Support im Hilfe-Bereich und die Prüfung, ob eine kostenlose Testphase gewährt wird.

Die Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung, KI-VO) in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744 unterscheidet zwischen Anbietern und Betreibern von KI-Systemen:

• GAIO als Anbieter: GAIO AI, der Agent für KI-Anrufe und das Lesen von Abrechnungen sind KI-Systeme, die GAIO unter eigenem Namen bereitstellt (Art. 3 Nr. 3 KI-VO). Die zugrunde liegenden Modelle stammen von spezialisierten Anbietern; diese sind Anbieter der KI-Modelle mit allgemeinem Verwendungszweck.
• Ihre Organisation als Betreiber: Wer diese Funktionen in eigener Verantwortung beruflich nutzt, etwa Anrufkampagnen startet, ist Betreiber (Art. 3 Nr. 4 KI-VO).
• GAIO als Betreiber: Für interne Fehleranalyse und Entwicklung nutzt GAIO KI selbst.

Nach Art. 4 KI-VO treffen Anbieter und Betreiber Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz der Personen, die mit KI-Systemen umgehen. Diese Hinweise und die Erläuterungen in der Anwendung unterstützen Ihre Organisation dabei.

Datenschutzrechtlich verarbeitet GAIO die Inhalte Ihrer Organisation, darunter Anfragen an GAIO AI, Anrufdaten und Transkripte sowie hochgeladene Abrechnungen, als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag. Für die interne Fehleranalyse ist GAIO selbst Verantwortlicher (Datenschutzerklärung).

GAIO AI beantwortet Fragen zu den Daten Ihrer Organisation, erklärt Funktionen und bereitet Aktionen vor, zum Beispiel einen Lead anlegen, ein Teammitglied einladen, eine Gebietssuche starten, eine Abrechnung senden oder eine Zahlung erfassen.

• Vorschlag statt Ausführung: Anlegen, Ändern und Auslösen erscheint zunächst als Vorschlagskarte. Ausgeführt wird nur, was ein Mensch ausdrücklich bestätigt.
• Nur mit Ihren Rechten: GAIO AI liest und handelt ausschließlich im Rahmen der Berechtigungen der fragenden Person. Jede Aktion prüft GAIO serverseitig erneut; auf welche Organisation sie sich bezieht, bestimmt GAIO, nie das Modell.
• Was an den Modellanbieter übermittelt wird: Ihre Frage, der bisherige Verlauf im geöffneten Browser-Tab, Name der Organisation, E-Mail-Adresse, Rolle und Berechtigungen der fragenden Person, die geöffnete Seite sowie, je nach Frage, Daten Ihrer Organisation, die GAIO für die Antwort ausliest, auch personenbezogene Daten wie Kontaktdaten von Leads oder Teammitgliedern. Vertrauliche Werte wie Bankverbindung oder Steuernummer werden auf Vorschlagskarten und danach im Verlauf maskiert; was Sie selbst in eine Frage schreiben, wird unverändert übermittelt.
• Was gespeichert wird: Den Gesprächsverlauf speichert GAIO nicht auf dem Server; er endet mit dem Browser-Tab. Serverseitig speichert GAIO je Anfrage Nutzungsdaten, die erzeugten Vorschläge und ein Protokoll ausgeführter Aktionen. Der Modellanbieter kann Anfragen und Antworten nach seinen Bedingungen für begrenzte Zeit aufbewahren, etwa zur Missbrauchserkennung.
• Im Betriebsmodus gesperrt: Solange GAIO im Rahmen von Support oder Wartung Einblick in Ihre Organisation nimmt, ist GAIO AI dort nicht nutzbar.

Mit der Funktion KI-Anrufe führt ein KI-Agent im Auftrag Ihrer Organisation Telefongespräche mit Gastronomiebetrieben aus Ihrer Lead-Liste. Die Funktion steht nur zur Verfügung, wenn sie für Ihre Organisation freigeschaltet ist.

• Laden Sie eine Abrechnung einer Lieferplattform hoch, deren Format GAIO mit KI ausliest, übermittelt GAIO die PDF-Datei an ein KI-Modell. Es liest daraus Bestellungen, Gebühren und Auszahlungsangaben als strukturierte Werte aus. Scheitert das Auslesen oder fällt die Qualitätsprüfung auf, übermittelt GAIO die Datei erneut, gegebenenfalls an ein anderes Modell; ebenso, wenn Sie oder GAIO eine Abrechnung erneut lesen lassen.
• Andere Belege, etwa Lieferantenrechnungen, liest GAIO ohne KI.
• Gerechnet wird ohne KI: Provisionen, Auszahlungen, Umsatzsteuer und Partnerabrechnungen berechnet GAIO aus den gelesenen Werten mit fester, nachvollziehbarer Rechenlogik. Bei Abweichungen oder bei Positionen, die sich nicht zuordnen lassen, markiert GAIO die Abrechnung zur Prüfung, statt Werte stillschweigend zu verwerfen.
• Die Original-PDF bleibt im Bereich Ihrer Organisation gespeichert, sodass Sie die gelesenen Werte jederzeit mit dem Beleg vergleichen können.

Tritt ein technischer Fehler auf, kann GAIO die Fehlermeldung von einem KI-Modell einordnen lassen. Übermittelt wird nur der bereinigte Fehlertext mit technischen Angaben; Zugangsdaten werden vorher automatisch entfernt, E-Mail-Adressen gekürzt, Organisation und betroffene Person nicht gezielt übermittelt. Freie Fehlertexte können vereinzelt Angaben wie Namen oder Firmenbezeichnungen enthalten. Das Ergebnis ist ein Vorschlag für GAIO und ändert nichts an Ihren Daten.

Für Entwicklung, Fehlersuche und Wartung setzt GAIO außerdem KI-gestützte Entwicklungswerkzeuge ein. Verarbeitet werden in erster Linie Programmcode und bereinigte Fehlerdaten; bei Wartungsarbeiten können im Einzelfall auch Betriebsdaten der Plattform einbezogen werden. Betrifft das Daten Ihrer Organisation, geschieht es im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags.

• GAIO AI: Aktionen werden nur nach ausdrücklicher Bestätigung durch einen Menschen ausgeführt.
• Abrechnungen: Beträge entstehen mit fester Rechenlogik; Auffälligkeiten führen zur Prüfung; das Original bleibt zum Abgleich erhalten.
• KI-Anrufe: Transkripte (bis zu ihrer Löschung), Zusammenfassungen und Ergebnisse sind für berechtigte Mitglieder Ihres Teams einsehbar; im CRM stehen sie als „Zusammenfassung (KI-Anruf)“. Die Auswertung stuft einen Lead nur vorwärts ein; als „abgelehnt“ nur bei hoher Sicherheit, sonst entsteht ein Prüfauftrag. Ihr Team kann Stufen und Wiedervorlagen jederzeit anpassen und Kampagnen pausieren oder stoppen.
• Fehleranalyse und Entwicklung: Codeänderungen, die ein Entwicklungswerkzeug vorschlägt, übernimmt GAIO nur nach automatischen Tests und, außer bei geringem Risiko, nach Freigabe durch einen Menschen.

• KI-Ausgaben können falsch, unvollständig oder veraltet sein. Der Agent kann Gesprächspartner missverstehen, Transkripte können Hör- und Schreibfehler enthalten, und beim Lesen von Belegen können Werte falsch erkannt werden.
• KI in GAIO gibt keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung. KI-Ausgaben sind Arbeitshilfen; geschäftlich, steuerlich oder rechtlich relevante Entscheidungen prüfen Sie selbst.
• Die Haftung richtet sich nach den AGB.

KI trifft in GAIO keine Entscheidungen, die gegenüber Personen rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO).

Eine automatisierte Entscheidung ohne KI gibt es bei der kostenlosen Testphase: Zum Schutz vor Missbrauch, insbesondere mehrfach genutzten Testphasen, bewertet GAIO Registrierungen und Organisationen mit einem regelbasierten Punkteverfahren, auch im Abgleich mit Firmen-, Adress- und Kontaktangaben aus anderen Kundenorganisationen; dieser Abgleich dient allein dem Missbrauchsschutz. Bei einem hohen Punktwert sperrt das Verfahren die kostenlose Testphase automatisch. Die Plattform ist dann bis auf wenige Bereiche (etwa Abo-Verwaltung und Credit-Kauf) gesperrt, bis ein bezahltes Abonnement abgeschlossen wird oder GAIO die Sperre nach einer Überprüfung aufhebt. Ihre Daten bleiben erhalten; einen Export Ihrer Daten erhalten Sie auch während der Sperre auf Anfrage.

Überprüfung durch einen Menschen: Sie können verlangen, dass ein Mensch eine solche Sperre überprüft, Ihren Standpunkt darlegen und die Entscheidung anfechten (Art. 22 Abs. 3 DSGVO), per E-Mail an info@thesmashery.de oder über den Hilfe-Bereich in der Anwendung. Logik, Tragweite und Rechtsgrundlagen beschreibt die Datenschutzerklärung.

Die Einstufung von Leads nach einem KI-Anruf ist eine Arbeitshilfe, die Ihr Team prüfen und ändern kann (siehe Abschnitt 7).

Art. 50 Abs. 2 KI-VO verlangt, dass synthetische Audio-, Bild-, Video- oder Textinhalte, soweit technisch möglich, in einem maschinenlesbaren Format als künstlich erzeugt gekennzeichnet werden. Davon zu unterscheiden ist die Information im Gespräch nach Art. 50 Abs. 1 KI-VO (Abschnitt 4.2).

• Maschinenlesbare Kennzeichnung: Die synthetische Stimme des Agenten, Antworten von GAIO AI sowie Zusammenfassungen von KI-Anrufen kennzeichnet GAIO derzeit nicht maschinenlesbar, etwa durch ein Wasserzeichen oder Metadaten. Wir prüfen die Umsetzung, auch für die Übertragung über das Telefonnetz, und aktualisieren diese Seite, sobald eine Kennzeichnung eingeführt ist.
• Sichtbare Bezeichnungen: Antworten von GAIO AI erscheinen nur im Assistenzbereich mit der Bezeichnung „GAIO AI“; Zusammenfassungen von KI-Anrufen stehen im CRM als „Zusammenfassung (KI-Anruf)“. Das ist keine maschinenlesbare Kennzeichnung im Sinne von Art. 50 Abs. 2 KI-VO.
• Abrechnungen: Das Lesen von Abrechnungen erzeugt keine neuen Inhalte, sondern überträgt Werte aus dem vorhandenen Beleg in Datenfelder.

• Inhalte Ihrer Organisation verwendet GAIO nicht zum Training oder Fine-Tuning von KI-Modellen, es sei denn, Sie weisen dies ausdrücklich an.
• GAIO darf Nutzungs- und Betriebsdaten sowie Daten, die es zuvor anonymisiert oder so zusammengefasst hat, dass kein Rückschluss auf Ihre Organisation oder einzelne Personen möglich ist, zur Verbesserung und Weiterentwicklung seiner Funktionen (auch der KI-Funktionen), für Statistik und zur Sicherheit verwenden. Die Anonymisierung von Daten, die GAIO in Ihrem Auftrag verarbeitet, regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Nach Angaben der Modellanbieter werden Daten, die über deren Schnittstellen übermittelt werden, standardmäßig nicht zum Training ihrer Modelle verwendet.
• Modellanbieter und Telefonie-Dienstleister verarbeiten Daten in der EU bzw. in Drittländern, insbesondere in den USA, auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (EU-US Data Privacy Framework) oder der EU-Standardvertragsklauseln.
• Empfänger, Rechtsgrundlagen und Drittlandübermittlungen stehen in der Datenschutzerklärung, die Kategorien der eingesetzten Dienstleister in der Übersicht der Unterauftragsverarbeiter, die Verarbeitung im Auftrag Ihrer Organisation im Auftragsverarbeitungsvertrag.

• Kunden: im Hilfe-Bereich von GAIO oder per E-Mail an info@thesmashery.de.
• Angerufene Betriebe: Wer nicht mehr angerufen werden möchte, kann das direkt im Gespräch sagen; der Widerspruch gilt gegenüber dem anrufenden Unternehmen. Fragen zu einem Anruf richten Sie an das Unternehmen, das im Eröffnungssatz genannt wird. Eine Sperre Ihrer Rufnummer für KI-Anrufe aller GAIO-Kunden richtet GAIO auf Wunsch ein: info@thesmashery.de.
• Aufsicht: Zuständige Marktüberwachungsbehörde für die Transparenzpflichten der KI-Verordnung ist in Deutschland die Bundesnetzagentur. Zur Datenschutz-Aufsichtsbehörde siehe die Datenschutzerklärung.

Ändern sich KI-Funktionen, Modelle oder Anbieter, aktualisieren wir diese Hinweise und erhöhen die Version. Maßgeblich ist die oben angegebene Fassung.

Diese Hinweise dienen der Information nach der KI-Verordnung und der DSGVO. Sie begründen keine Beschaffenheitsvereinbarung und keine Garantie; Leistungsumfang, Preise, Kontingente und Haftung richten sich ausschließlich nach den AGB und dem Auftragsverarbeitungsvertrag.